Исполнительный директор компании Logstream Дмитрий Трусов рассказал в интервью TelecomDaily о текущих тенденциях и проблемах на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД) и юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Динамика роста рынка, влияние импортозамещения, основные драйверы развития и сложности, с которыми сталкиваются компании при переходе на отечественные решения. Перспективы применения искусственного интеллекта в сфере документооборота, кадровая ситуация в отрасли – читайте в экслюзивном интервью TelecomDaily.
Какова динамика роста российского рынка систем электронного документооборота (СЭД) и юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО)?
Российский рынок СЭД и ЮЗЭДО можно рассматривать через призму крупного бизнеса (Large Enterprise), так как это именно та категория, в которой мы работаем. В свое время многие компании выбрали западные решения для автоматизации электронного документооборота, включая финансовые и кадровые процессы. Однако после начала политики импортозамещения, особенно в 2022 году, крупные компании оказались перед дилеммой: что заменять в первую очередь — ERP-системы, СЭД или критические производственные системы. Как правило, приоритет отдавался критичным системам, а СЭД и системы управления корпоративным контентом (ECM) оставались на втором плане.
Некоторые компании начали поэтапную замену западных решений на отечественные, внедряя новый функционал на российских платформах и постепенно переводя туда остальные процессы. Это позволяет минимизировать риски, так как одновременно поддерживаются обе системы — и западная, и российская. Тем не менее, основной драйвер для развития СЭД — это не только импортозамещение, но и законодательные изменения, такие как внедрение электронной подписи, машиночитаемых доверенностей и развитие электронных дубликатов документов. Законодательные инициативы играют важную роль в развитии электронного документооборота и подталкивают компании к модернизации.
Есть ли сейчас какие-то иные драйверы роста, кроме ухода зарубежных вендоров?
Помимо ухода зарубежных вендоров, основными драйверами роста являются именно законодательные изменения. Эти изменения касаются машиночитаемых доверенностей, внедрения электронной подписи, автоматизации кадрового документооборота и развития юридически значимого электронного документооборота. Всё это способствует цифровой трансформации бизнеса и ускоряет переход компаний на отечественные системы.
Документы превращаются в контент, с которым можно эффективно работать, анализировать и извлекать данные. Это трансформирует бизнес-процессы компаний, что также служит драйвером роста.
Что останавливает крупных корпоративных клиентов от замены иностранных решений на российские?
Главная проблема — это высокая стоимость и сложность замены. Западные системы, особенно ECM, разрабатывались на протяжении многих лет, и они обеспечивают высокую производительность при массовой обработке документов. Российские системы, напротив, исторически создавались как коробочные решения, которые не всегда подходили для массовой обработки корпоративного контента. Более того, западные платформы, такие как OpenText, плотно интегрированы с ERP-системами, например, с SAP, что делает их замену чрезвычайно трудоемкой.
Замена таких решений требует значительных затрат и временных ресурсов, а для крупных компаний это может занять несколько лет и обойтись в сотни миллионов рублей. Вдобавок, поддержание и одновременная работа двух систем — западной и российской — также требует дополнительных ресурсов.
Однако многие компании идут поэтапным путем, вводя новые функции на российских платформах и постепенно переходя на них. Этот путь менее болезненный для компании, так как пользователи постепенно привыкают к новым системам, и производительность новых решений можно отслеживать на каждом этапе.
Какие западные продукты пока не удается импортозаместить и почему?
Одним из наиболее сложных для замены продуктов является OpenText. Эта система тесно интегрирована с SAP, и в крупных компаниях она является ключевым компонентом для автоматизации бизнес-процессов. Российские аналоги, такие как отечественные СЭД-системы, пока не могут предложить полноценную замену для такого рода комплексных решений.
Кроме того, западные платформы разрабатывались как системы управления корпоративным контентом (ECM), тогда как российские решения изначально создавались как коробочные системы, более узкоспециализированные. Это затрудняет замену западных решений, особенно в крупных компаниях с большими объемами документооборота.
Какие решения в этой области более востребованы: SaaS или коробочные? Почему?
В крупных компаниях преобладают локальные (on-premises) решения. Это связано с высокими требованиями к информационной безопасности. SaaS-сервисы, такие как электронный документооборот через оператора ЭДО, конечно, используются, но крупные компании часто дублируют документы у себя, чтобы иметь полный контроль над информацией.
On-premises-решения позволяют компаниям развертывать системы в своих собственных инфраструктурах, что особенно важно для тех, кто работает с конфиденциальными данными. SaaS-сервисы чаще востребованы среди малого и среднего бизнеса, где важна скорость внедрения и стоимость.
Что удерживает от перехода на электронный документооборот те организации, которые до сих пор работают с бумагой?
Основная причина — это консервативность, особенно среди малых и средних компаний. В крупном бизнесе переход на электронный документооборот уже давно стал нормой, и многие крупные компании стимулируют своих партнеров и подрядчиков к переходу на ЮЗЭДО.
Малый бизнес зачастую опасается цифровизации из-за нехватки ресурсов или недостатка знаний о преимуществах таких систем. Однако в перспективе малый бизнес тоже вынужден будет адаптироваться, так как его крупные контрагенты уже перешли на электронные решения.
Какой экономический эффект дает внедрение СЭД/ЮЗЭДО для компаний разного масштаба?
Экономический эффект зависит от конкретного бизнес-кейса и масштаба компании. Основной эффект — это сокращение трудозатрат, связанных с обработкой документов. Автоматизация процессов позволяет снизить количество сотрудников, занимающихся рутинными задачами, и повышает точность обработки документов.
Для крупных компаний окупаемость таких проектов обычно составляет 1,5-3 года за счет экономии на персонале и ускорении бизнес-процессов. Также можно выделить вторичные эффекты, такие как снижение штрафных санкций за ошибки и ускорение доступа к документам. В малом бизнесе экономический эффект может быть менее очевидным, но внедрение ЮЗЭДО позволяет существенно ускорить процессы и улучшить взаимодействие с крупными партнерами.
Реально ли достичь цели перевода 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных в электронную форму к концу 2024 года, как предполагает «Концепция развития электронного документооборота»?
Сложно сказать точно, так как данных по статистике у меня нет. Однако очевидно, что крупные компании и госсектор уже активно переходят на электронный документооборот, и этот тренд подхватывают малый и средний бизнес. Такие цели кажутся вполне достижимыми в ближайшей перспективе, особенно с учетом поддержки со стороны государства и внедрения новых законодательных инициатив.
Как искусственный интеллект может использоваться в сфере электронного документооборота?
Искусственный интеллект уже активно используется в ряде задач, связанных с электронным документооборотом, особенно в области обработки оптических изображений документов. Нейросети помогают улучшать качество распознавания документов и извлекать данные из них.
Кроме того, алгоритмы машинного обучения используются для анализа электронных документов и автоматизации их обработки. Например, ИИ может ускорить проверку и разбор документов, сократив необходимость в ручном труде. В будущем, по мере накопления данных, эти технологии будут всё больше интегрироваться в бизнес-процессы.
Ощущается ли кадровый голод в сфере разработки решений для документооборота?
Прямо сейчас кадрового голода нет. Однако с уходом западных вендоров на рынке остались специалисты, которые работают преимущественно с западными системами. Российские компании решают эту проблему, переподготавливая своих сотрудников или нанимая новых специалистов.
Этот процесс идёт достаточно быстро, и с ростом отечественных решений специалисты осваивают новые платформы. Проблемы с кадрами носят локальный характер, и рынок постепенно адаптируется к новым условиям.